Workshop on contract setup

Workshop on contract setup ("taller sobre la configuración del contrato" en español) es un taller utilizado por autores como B. Gloger, R. Mittermayr, A. Opelt y P. Wolfgang para negociar contratos ágiles de precio fijo, pero que puede aplicarse a otros tipos de contratos.

Como ocurre con feature shoot-out, este tipo de talleres están enfocados para trabajar con clientes que tienen reticencias para trabajar son agilidad. Son estrategias útiles para informar y hacer entender los beneficios que puede aportar trabajar con metodologías ágiles.

Estructura

Workshop on contract setup consiste en esbozar un contrato ágil a partir de un ejemplo de proyecto específico (en un contexto apropiado para el cliente).

Las primeras horas del taller son teóricas: el objetivo es entender qué tipo de contrato ágil ofrece ventajas significativas para el proyecto específico y para qué proyectos un contrato tradicional puede ser una opción válida, pero no necesaria.

La duración de cada fase y del taller en sí, va a depender del estilo de moderación, el grupo y el conocimiento de los participantes. Puede ser un taller de un día o de dos, estructurado de la siguiente forma:

1. Esquema del ejemplo según la metodología tradicional

• Este primer paso puede durar aproximadamente 150 minutos.
• Se pueden apoyos visuales como flip charts o una pizarra.

Se trata de elaborar el contrato del proyecto siguiendo la metodología tradicional e ir apuntando todos aquellos problemas que pueden surgir con el uso de un contrato tradicional. Se puede dividir el proyecto en épicas e historias de usuario para ir desglosando todos los problemas que puedan surgir en diferentes fases o en diferentes aspectos del proyecto. De esta forma, también puede realizarse una estimación del trabajo y el esfuerzo requeridos.

Esta fase resulta útil, por ejemplo, para esbozar situaciones críticas en el proyecto y qué tan inflexible es un contrato tradicional para encontrar soluciones para un proyecto real. Además, es una forma de detectar en qué partes el cliente aún detecta incertidumbre o un potencial de cambio durante la duración del proyecto.

Al final de esta primera fase se puede recurrir a apoyos visuales (un gráfico de presentación, por ejemplo) para hacer un breve resumen de la información recabada y presentar un breve ejemplo de lo que podría haber sucedido en el peor escenario: costes mucho más altos, esfuerzo masivo, pérdida de ingresos, costes adicionales…

Además de demostrar las desventajas de un contrato tradicional para un ejemplo de proyecto específico, en paralelo también se pueden ir esbozando posibles tipos de contratos ágiles para ese proyecto en concreto. Es decir, puede usarse esta fase para comparar un tipo de contrato ágil con un tipo de contrato tradicional y ver qué ventajas y desventajas ofrece cada uno.

2. Definir el alcance del contrato ágil

• Puede durar aproximadamente 15 minutos.

En este punto hay que describir cómo se ha realizado y estimado el trabajo en el punto anterior; y cuánto esfuerzo sería necesario para algunas historias de usuario de referencia (por ejemplo, dos días).

3. Los principales componentes del contrato ágil

• Su duración es de 45 minutos.

Se puede usar una plantilla de un tipo de contrato ágil. Lo fundamental es explicar los componentes individuales del tipo de contrato ágil que consideremos más conveniente para el ejemplo de proyecto. Después hay que establecer los principales parámetros del tipo de contrato ágil (riesgo compartido, colaboración directa, comunicación frecuente, etc.)

4. Descanso

Es importante tomar un descanso para dejar que las ideas reposen y para despejar la mente. Lo ideal es calcular el tiempo de descanso en función de las horas invertidas en los pasos anteriores.

5. Observar las situaciones estándar del proyecto con ejemplos

• Puede durar unos 30 minutos.

Hay que considerar el desarrollo del proyecto según el enfoque ágil. El cliente debe ver cómo el proceso del contrato respalda el proceso de desarrollo ágil. Es importante centrarse en cada una de las características del tipo de contrato elegido. Por ejemplo, si es un contrato ágil de precio fijo, es importante enfocarse en los instrumentos utilizados para el cumplimiento del presupuesto y el marco de tiempo, como el intercambio gratuito y la garantía de calidad.

6. Construir y observar situaciones excepcionales específicas

• Su duración aproximada es de 60 minutos.

A partir de distintos ejemplos se pueden preparar situaciones excepcionales que se puedan aplicar fácilmente al proyecto específico. Dependiendo del contrato ágil elegido, se podrá hablar de distintas situaciones. Por ejemplo, si el contrato es ágil de precio fijo, se puede demostrar en este punto que no existe trabajo adicional si se permite que los requisitos emergentes sean reemplazados por requisitos menos importantes. O que, si se ha presentado un problema de calidad, ya se reconoce en el proyecto después de dos semanas.

7. Simular el final del proyecto según el nuevo enfoque

• Puede durar 30 minutos.

Hay que resumir en qué marco de tiempo, con qué esfuerzo, qué calidad y qué valor agregado se puede concluir el proyecto. También es interesante explicar lo que puede suceder en el peor de los casos: si, por ejemplo, se cancela el proyecto o se transfiere a otro proveedor después de haber realizado una inversión y haber entregado un valor empresarial. Lo ideal en este punto es volver a resumir la información esencial en una flip chart.

8. Retrospección entre los participantes del taller y conclusiones

• La duración puede ser de 60 minutos aproximadamente.

Es importante dedicar suficiente tiempo para que cada participante del taller pueda expresar su opinión sobre el tema. Para ello se pueden usar técnicas estándar de dinámica de grupo. Otra opción es invitar a un profesional que pueda ayudar en la moderación del taller.

El resultado del taller es representar de manera simplificada todo el acuerdo establecido según el modelo ágil. El cliente ahora cuenta con distintos argumentos y ejemplos para explicar los nuevos procedimientos y su base contractual dentro de la organización.

Con la simulación del final del proyecto, se alivia la sensación de incertidumbre del cliente y se gana confianza. De todas formas, la retrospectiva ayudará a identificar y abordar las incertidumbres que todavía queden.

Materiales

Pueden usarse apoyos visuales (flip charts y pizarras) durante las sesiones. Además de ilustrar los resultados con una imagen clara en una flip chart al final de cada sesión.

Referencias

• Gloger, Boris; Mittermayr, Ralf; Opelt, Andreas & Pfarl, Wolfgang. (2013) Agile Contracts: Creating and Managing Successful Projects with Scrum.