Tableros kanban: conceptos
Las prácticas de gestión visual kanban resultan útiles para:
- Trazar la gestión de un procedimiento y controlar el flujo de ejecución.
- Radiar información.
Un tablero kanban puede emplearse con una de estas finalidades, o ambas a la vez; aunque en realidad si se usa con la finalidad de control de flujo, siempre acompaña el hecho de mostrar la información del trabajo que se está controlando.
1.- Kanban para trazar la Gestión y Controlar el flujo.
Kanban como herramienta para la gestión del proyecto ofrece además de información, pautas para el control del flujo de avance de las tareas.
- Monitorización y regulación del flujo y la carga de trabajo
La posición de cada tarjeta sobre el tablero refleja el estado en el que se encuentra el trabajo correspondiente Los estados básicos que se suelen representar en un tablero kanban son “pendiente”, “en curso” y “terminado”.
En algunos casos puede resultar conveniente marcar sub estados (por ejemplo: Testeado, Validado). El orden de los trabajos desde el área “pendiente”, indica ya en el inicio la secuencia de las tareas según sus prioridades. Los trabajos monitorizados puede ser del tamaño de tareas, historias de usuario o epics, según el uso que interese en cada tablero.
- Lleva a la superficie la información de los problemas.
Los conflictos en la priorización de los trabajos, los problemas en el flujo por impedimentos o cargas de trabajo, las incidencias en el desarrollo, etc. se ponen de manifiesto de forma inmediata en la actualización continua sobre el tablero del estado de los trabajos.
- Facilita un ritmo sostenido y evita la ley de Parkinson
Genera un avance continuo de trabajo cuyo ritmo no está marcado por una planificación temporal: Gantt o Sprint (incremento iterativo).
La ausencia de hitos temporales evita la tendencia habitual de alargar el tiempo de trabajo hasta completar el tiempo estimado (ley de Parkinson).
Por otra parte, la ausencia de hitos temporales, sin técnicas de monitorización y gestión del avance generaría alargamiento de tiempos y retrasos por procrastinación y perfeccionismo.
- Facilita el incremento continuo
Dando respuesta de esta forma al principio ágil imprescindible: entrega frecuente de valor. Tareas que se completan con un ritmo sostenido y de forma continua, y con ellas historias de usuario que se van sumando al producto, proporcionándole un incremento continuo de valor según las prioridades de negocio marcadas por el propietario del producto.
2.- Radiador de información.
Los principios ágiles a los que se puede dar un soporte adecuado usando kanban en su dimensión de “radiador de información” son:
- Favorece la comunicación directa
- Facilita la comunicación directa del equipo al actualizar la información en reuniones enfrente de un tablero kanban.
- Comparte la visibilidad de la evolución del proyecto entre todos los implicados.
- Detección temprana de problemas
- Kanban monotoriza continuamente la evolución del proyecto. La actualización de la información just-in-time, ayuda a identificar en un primer momento los posibles impedimentos, problemas y riesgos, que de otra forma pasan desapercibidos hasta que empiezan a producir retrasos o repercusiones ya inevitables.
- Favorece una cultura de colaboración y resolución.
- Es un medio de comunicación abierto y transparente para el equipo y todos los participantes.
Secuencia y polivalencia
Al diseñar la estructura y el funcionamiento de un tablero kanban adecuado a un entorno determinado, dos son las variables de ese entorno a las que debe dar respuesta:
- Secuencia (del trabajo).
- Polivalencia (de las personas).
Secuencia.
¿Los trabajos reflejados en las tarjetas del tablero tienen que ejecutarse en un orden determinado o pueden realizarse en cualquier orden.?
No es lo mismo diseñar un tablero para el equipo de programadores de un sistema, que para el de mantenimiento de los sistemas informáticos de una empresa. Para los primeros los trabajos se deben hacer en un orden de secuencia determinado. Así por ejemplo, no es posible realizar la tarea de pruebas si antes no se ha hecho la de programación. Sin embargo las siguientes podrían ser las tareas de un equipo de mantenimiento: “instalación de nueva impresora en el equipo de dirección” “actualización del sistema operativo en el servidor web”, etc. Este tipo de tareas se pueden realizar en cualquier orden. No hay una relación de dependencia entre ellas de forma que no se pueda realizar una si la otra no se ha completado.
Polivalencia
¿Es un equipo polivalente o de especialistas? ¿Por el tipo de trabajo y el perfil de los integrantes del equipo, cualquier miembro puede realizar cualquier tarea?
Siguiendo con los ejemplos anteriores, es posible que en el equipo de mantenimiento una persona pueda indistintamente instalar una impresora, o un sistema operativo; o es posible que no: que haya técnicos de hardware y técnicos de software. De forma similar un proyecto de programación puede incluir tareas específicas de diseño gráfico, o programación integración testing, etc que pueden realizar sólo determinados miembros del equipo.