Ya hemos explorado la reflexión en equipo (primera fase), la búsqueda de la mejora continua (segunda fase), la creación de conocimiento (tercera fase) y la toma de decisiones (cuarta fase). Hoy continuaremos con la quinta y última fase de una retrospectiva: el cierre. Exploramos cuáles son sus objetivos, estructura, desafíos y qué actividades pueden realizarse.
Si habéis preparado alguna retrospectiva, ¿qué actividades soléis utilizar para esta fase? ¿Os habéis encontrado ante algún otro desafío? Contádnoslo en los comentarios.
Objetivos
La fase de cierre tiene varios objetivos clave. Por un lado, busca que los miembros del equipo sean conscientes del aprendizaje. Debe facilitarse un espacio para reflexionar de forma colectiva para que el equipo internalice la discusión y se comprometa con las acciones de mejora. Es importante que los pasos a seguir y el compromiso sean claros para garantizar que todo el equipo se encuentra en la misma página.
Por otro lado, esta fase se enfoca en dejar al equipo con una sensación de logro y una energía renovada, vital para enfrentar los próximos desafíos. Ya sea a través del reconocimiento de los logros o los agradecimientos.
Además, esta fase también suele ser útil para delimitar el tiempo adecuado para la retrospectiva. Sus actividades y estructura permiten que la retrospectiva no se alargue más de lo debido.
Estructura
La estructura de la fase de cierre puede variar, pero generalmente incluye los siguientes puntos:
- Toma de conciencia. Dado que este aprendizaje es del equipo, es importante dejar constancia de la experiencia de la retrospectiva para que el equipo sea consciente de lo que ha aprendido. Puede hacerse a través de tablas o posters.
- Agradecimiento. La retrospectiva se cierra con un agradecimiento al trabajo de todos tanto en la retrospectiva como en la iteración.
- Retrospección. Antes de terminar es recomendable tomarse unos minutos para hacer una retrospectiva de la retrospectiva. Analizar y adaptarse también se aplica a las propias retrospectivas.
- Ritual de cierre. Puede ser una ronda de agradecimientos, un aplauso grupal o cualquier otra tradición que el equipo prefiera.
Desafíos
A pesar de su importancia, la fase de cierre enfrenta algunos desafíos:
Falta de compromiso
Si los miembros del equipo no se comprometen genuinamente con las acciones de mejora acordadas, es probable que la cohesión del equipo disminuya. Si algunos miembros no se comprometen, otros pueden sentirse menos incentivados a cumplir con sus propios compromisos. Esto puede provocar que resulte más difícil lograr esa sensación de logro y optimismo que se busca en esta fase.
En estos casos, como ya vimos en fases anteriores, debemos buscar la colaboración y la confianza. Es importante que el espacio creado para la retrospectiva siga siendo seguro para que los miembros del equipo puedan expresarse libremente.
Sensación de rutina
Las reuniones pueden volverse predecibles y monótonas, llevando a una falta de interés y compromiso. En esta última fase será mucho más palpable. Es un proceso progresivo: la participación va descendiendo, los estados de ánimo cambian hasta que ya no hay participación y el ambiente se vuelve denso. De este modo, la creatividad y la motivación descienden, y es probable que haya menos ganas de interactuar y debatir.
Para evitar esta sensación es importante detectarla a tiempo. Por ejemplo, podemos hacer pausas de unos minutos entre fase y fase o tratar de reducir el tiempo de las retrospectivas.
En caso de haber llegado a esta última fase con un equipo desfondado y desmotivado, podemos realizar pequeños cambios. Por ejemplo, podemos incorporar distintos rituales de cierre y distintas actividades que suban la energía.
Actividades de la última fase de una retrospectiva
A continuación definimos algunas actividades que pueden ser útiles en esta última fase. Podéis descargaros la descripción e instrucciones de la primera actividad desde el botón de descarga.
Para disponer de esta y otras actividades, podéis daros de alta como centros autorizados de Scrum Manager o adquirir una licencia para uso profesional y personalización del contenido en: scrummanager.com: área profesional/licencia.
Appreciations
Esta práctica ágil permite que los miembros del equipo aprecien el trabajo de sus compañeros y el suyo propio. Es una forma de terminar la retrospectiva en un tono positivo.
ROTI
ROTI (Return on Time Invested, Retorno sobre Tiempo Invertido) tiene como objetivo aplicar mejoras a la reunión pidiendo la opinión de los asistentes. Es una actividad que puede usarse en otro tipo de reuniones.
Se pregunta a cada miembro, en orden, que evalúe de 0 a 4 cuánto provecho considera que ha obtenido de la reunión en relación al tiempo invertido en ella. Se anotan las puntuaciones en un gráfico visible para todos y se pide a los participantes que justifiquen sus respuestas. Por último, se reflexiona sobre los resultados.
Temperature reading
Es una actividad en la que los miembros del equipo informan de lo que está ocurriendo dentro del grupo y qué es lo que quieren. Sirve para que el equipo sea consciente del punto en el que se encuentra desde diversos ángulos.
La quinta y última fase de una retrospectiva es crucial para consolidar lo aprendido y aumentar la cohesión y el compromiso del equipo. Los miembros del equipo deben ser conscientes del aprendizaje, agradecer el trabajo de cada uno y reflexionar sobre la propia retrospectiva.
Aunque en este post solo hemos incluido algunas de las actividades, existen otras muchas. Si queréis conocer más, en el Body of Knowledge de Scrum Manager podéis encontrar distintas actividades para cada fase.