Equipos a distancia: herramientas para su gestión

Las circunstancias de la pandemia obligaron a empresas que nunca habían teletrabajado a incorporar nuevos sistemas y aplicaciones en su rutina. Fue una transición brusca, y la urgencia no permitió en la mayoría de los casos comparar o probar alternativas.

El trabajo remoto no siempre es adecuado, ni para toda empresa ni para todos los empleados. Cada organización es responsable de evaluar sus necesidades. Pero conocer el mercado de soluciones disponibles es el primer paso para tomar decisiones bien informadas. Queremos compartir algunas herramientas que creemos que pueden ayudar a crear y mantener equipos a distancia.

 Si conocéis alguna otra que os haya resultado útil para teletrabajar, contadnos vuestra experiencia en un comentario. ¿Qué ofrece la aplicación y en qué os ha ayudado?

Herramientas de chat y videollamada

Si lo que buscamos son aplicaciones intuitivas y compatibles con la mayoría de dispositivos para videollamadas, éstas son las más conocidas:

• Skype. Uno de los primeros servicios de videollamadas y mensajería instantánea, en funcionamiento desde 2003. Pertenece a Microsoft y se integra con otras herramientas de la suite de Office. Ofrece llamadas gratuitas entre usuarios, videollamadas grupales y la opción de compartir pantalla. Su versión empresarial, Skype for Business, brinda funciones adicionales para facilitar la colaboración.
• Zoom se volvió muy popular durante la pandemia debido a su facilidad de uso y calidad de video. Permite realizar videollamadas individuales y grupales, compartir pantalla, grabar reuniones y personalizar el fondo. La versión gratuita limita las videollamadas grupales a 40 minutos, pero ofrece opciones de pago con funcionalidades adicionales, como mayor cantidad de participantes y soporte para salas de reuniones virtuales.
• Google Meet. Se integra con otras aplicaciones de Google Workspace, como Gmail, Google Calendar y Google Drive. Google Meet ofrece videollamadas gratuitas de hasta 60 minutos para usuarios individuales, con la posibilidad de compartir pantalla, hacer presentaciones y grabar reuniones. Las versiones de pago brindan funcionalidades adicionales, como mayor cantidad de participantes, mayor duración de las reuniones y soporte técnico.
• Jitsi. Se diferencia por ser de código abierto y gratuita, con un enfoque en la privacidad y la seguridad. Jitsi Meet, su herramienta principal, ofrece una plataforma de videoconferencia fácil de usar y accesible desde navegadores web y aplicaciones móviles. Utilizan encriptación de extremo a extremo y puede usarse sin crear una cuenta de usuario. Puede implementarse en servidores propios, brindando mayor control y personalización.

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Pero para colaborar en equipos en remoto, lo más probable es que necesitemos herramientas de comunicación con más funcionalidades.

Slack

Slack, lanzada en 2013, es la plataforma más conocida y usada para la comunicación interna de equipos. Es colaborativa, fácil de usar, permite mantener las conversaciones organizadas a través de canales y se integra fácilmente con otras herramientas como Google Drive, Trello o GitHub (que mencionamos más adelante).

La separamos en su propia categoría porque, aunque permite hacer videollamadas, es una herramienta muy potente diseñada para dar respuesta a muchas necesidades de equipos en remoto.

Permite añadir más funcionalidades mediante apps. Por ejemplo Disco, para dar premios y reconocimientos a los compañeros, o Songg, para compartir música dentro de Slack. Hay una gran variedad de aplicaciones dirigidas a equipos ágiles. Por ejemplo, esto es lo que nos sugiere si buscamos algo para retrospectivas:

Y si buscamos «scrum»:

Recomendamos echar un vistazo al directorio de aplicaciones para Slack, porque hay de todo:

• Para colaboración externa.
• Analytics.
• Contabilidad.
• Soporte a usuarios.
• …

Alternativas a Slack

Dado el éxito de Slack han ido surgiendo competidores y alternativas, muchos de los cuales ofrecen las mismas características útiles para el trabajo en remoto:

• Organización en canales.
• Mensajes privados.
• Búsqueda de mensajes.
• Llamadas de vídeo y audio.
• Integraciones con otros servicios (a veces integraciones personalizadas).

Hay muchas. En la nube, auto-hospedadas, open source, gratuitas, de pago, freemium, muchas con videollamada, algunas sin videollamada, con o sin almacenamiento de archivos… Cada una con su personalidad. Vamos a mencionar unas pocas, pero la cantidad de alternativas daría para otro artículo.

Twist: Asíncrono y minimalista

Twist, desarrollada por Doist, se distingue por ser potente pero sencilla, y por estar diseñada para trabajo asíncrono. Ponen énfasis en ayudar a mantener las distracciones e interrupciones a raya, y a que cada persona sea parte sólo de las conversaciones necesarias.

Jell: EQUIPOS ÁGILES EN REMOTO Y asíncronOS

Otro ejemplo pensado para trabajo asíncrono y además diseñado para equipos ágiles es Jell. Puede usarse por separado o integrarse con otras aplicaciones, incluyendo Slack. Tiene por ejemplo una funcionalidad para scrum diario (standup), y otras herramientas que permiten hacer preguntas, enviar recordatorios y compartir información cuando no todo el equipo está conectado a las mismas horas.

Wire: comunicación encriptada

Wire, por otro lado, se anuncia como una alternativa para comunicación segura. Puede ser especialmente útil cuando hay que añadir funcionalidades que manejan información delicada como contabilidad, o para empresas del sector sanitario.

Con este enfoque, Wire anuncia sus servicios tanto a empresas privadas como a organizaciones gubernamentales.

Mattermost: CÓDIGO ABIERTO Y PERSONALIZABLE

Mattermost es una plataforma de código abierto. Requiere experiencia técnica para su instalación y configuración y no es tan intuitiva como otras plataformas, pero es que está pensada para equipos técnicos.

Destaca por ser personalizable y por poder alojarse en la nube o en un servidor propio. Permite entre otras cosas hacer videollamadas, compartir archivos, gestionar tareas y trabajar en equipo en tiempo real.

Seguimiento y gestión de tareas

También hay herramientas diseñadas para ayudarnos a gestionar tareas y seguir el avance del proyecto. Muchas se pueden sincronizar con la herramienta de comunicación que estemos usando, para no tener que estar yendo de un lugar a otro. Algunas de las más populares son:

Talleres y puesta en común

Hay muchas herramientas con las que diseñar juntos, hacer talleres, dibujar diagramas o mapas mentales y garantizar que todos estamos compartiendo la misma información y la misma visión.

• Mural es una herramienta en inglés que permite hacer lluvia de ideas, diagramas, mapas mentales…. Todo colaborativo. Tiene una opción gratuita con limitaciones y distintos planes de pago. Incluye muchas plantillas útiles: para hacer un project kickoff, retrospectivas, liderar un taller de alineamiento del equipo… y muchas más.
• Miro ofrece tableros de colaboración, plantillas de trabajo, herramientas de dibujo y anotación. Es un mural infinito que permite sincronizar con muchas otras aplicaciones como Slack, Jira y Trello. Miro no tiene un plan gratuito, pero ofrece diversos planes de suscripción que varían en función de las características y límites de tableros.
• Como alternativa de código abierto podemos utilizar Excalidraw. Su interfaz es intuitiva, es altamente personalizable y permite exportar dibujos en distintos formatos, lo que facilita la integración con otras herramientas. Como una alternativa de código abierto, Excalidraw es una opción gratuita para quienes buscan una solución de colaboración visual sin coste adicional.
• Lucidchart es una herramienta en línea para crear diagramas, organigramas, mapas mentales y otros tipos de gráficos visuales de manera colaborativa. Ofrece una amplia variedad de plantillas, formas y elementos gráficos para facilitar la creación de diagramas profesionales. Lucidchart se integra con otras herramientas populares, como Google Workspace, Microsoft Office, Slack y Trello. Dispone de una versión gratuita con limitaciones, así como planes de pago con funcionalidades adicionales.
• Jamboard es una pizarra digital interactiva de Google que permite a los equipos colaborar en tiempo real, dibujar, escribir y añadir imágenes o notas adhesivas en un tablero virtual. Jamboard se integra con otras aplicaciones de Google Workspace y es accesible desde navegadores web y dispositivos móviles. A diferencia de los anteriores, no usa un tablero «infinito» o redimensionable, sino que se divide en «páginas» o «marcos» donde los usuarios pueden trabajar. Cada marco tiene un tamaño fijo, pero se pueden agregar marcos adicionales.

Soluciones completas para gestión de proyectos

Otras plataformas como Monday.com o Basecamp se diferencian de otras por ser herramientas de gestión de proyectos más amplias. Ambas son plataformas con una amplia gama de funcionalidades y personalizaciones, y pueden a adaptarse a diferentes necesidades de equipos y flujos de trabajo. Pueden integrarse con una mayor variedad de herramientas populares y permiten colaborar en documentos y archivos en tiempo real.

Ambas organizan los proyectos de forma jerárquica y flexible, y están pensadas para facilitar la gestión de proyectos complejos y equipos grandes. En general, son soluciones más completas y sólidas para gestión de proyectos y colaboración a distancia.

A la hora de compararlas y elegir es importante informarse bien sobre las limitaciones de los planes de pago, pues algunos planes de suscripción tienen límites en la cantidad de usuarios que se pueden agregar.

Algunas alternativas interesantes son Wrike y ClickUp. Y Asana, ya mencionada antes entre las aplicaciones para gestión de tareas, también ofrece funcionalidades similares y muchas integraciones.

Aplicaciones especializadas para sincronizar esfuerzos

Cabe mencionar también herramientas especializadas, para equipos con necesidades muy concretas. Aunque la mayoría de éstas se utilizan se trabaje en remoto o no.

Programación

Github es la plataforma de desarrollo colaborativo más popular, tanto para proyectos privados como de código abierto. Tiene una opción gratuita con ciertas limitaciones y distintos planes de pago.

Existen muchas alternativas. Hay demanda sobre todo desde que Microsoft adquirió GitHub. Cabe mencionar:

• GitLab. Es la más popular. Open-source y tan potente como GitHub si no más. Sus opciones de hospedaje son un poco caras, pero combinando por ejemplo con Digital Ocean, que permite instalar GitLab con un click, el precio se vuelve mucho más viable.
• Si ya estamos usando herramientas como Jira u otras de Atlassian, puede interesarnos BitBucket, su servicio de control de versiones.
• En cuanto a soluciones auto-hospedadas están Gogs, Allura, o ONEDEV.

Sistemas de tickets

Las soluciones para soporte y gestión de tickets dependen de qué opciones dé la empresa a sus usuarios. Normalmente las herramientas de tickets se pueden integrar con otras que hemos mencionado, ya que su finalidad es poder responder consultas de varias fuentes de forma sencilla y centralizada.

Algunos proveedores populares son Zendesk, el Help Desk de HubSpot, Jira Service Desk (otra solución de Atlassian), LiveAgent, Zoho Desk o Kayako.

Comunidad

Si nos interesa crear comunidad y que los usuarios sean parte activa del proyecto, una solución habitual es crear un foro. Puede servir también como otro canal de soporte, con la ventaja añadida de que otros usuarios pueden encontrar soluciones a sus problemas en el foro sin necesidad de contactar con alguien de la empresa.

Cada vez es más habitual usar ciertas plataformas más abiertas de chat con este propósito, por ejemplo un servidor en Discord.

Comunicación y diseño

Las herramientas de este tipo deben permitir compartir recursos y realizar cambios en el mismo archivo de forma simultánea.

Para comunicación visual una de las más intuitivas y sencillas de usar es Canva. Pero si el equipo necesita funcionalidades más avanzadas, la solución más popular sigue siendo Creative Cloud, de Adobe. Aunque si se trata de diseño de UIs, también cabe recomendar Sketch.

Motivación y reconocimientos

En un post de este mismo blog hablamos sobre cómo gestionar a nuestro equipo y cómo manejar la resolución de conflictos. Recalcamos la importancia del factor emocional. Es un tema interesante para equipos en remoto, donde puede suponer un mayor desafío generar cohesión y confianza. Pero hay herramientas en las que podemos apoyarnos.

Este tipo de aplicaciones pueden ser de las más complicadas de elegir. Su utilidad no dependerá sólo de la calidad de las funcionalidades que ofrezcan en sí, sino también de los gustos de nuestros equipos, la cultura y las dinámicas de la empresa.

Wooboard

Wooboard, llamado mental health and recognition platform («plataforma de reconocimiento y salud mental» en español) es una plataforma que utiliza la gamificación para motivar y reconocer el trabajo de los empleados. Está disponible en 25 países y puede integrarse con otras aplicaciones como Slack o con aplicaciones de gestión de recursos humanos.

Los miembros del equipo pueden enviarse Woo!, que se intercambian por distintas recompensas y se muestran en un tablero virtual. Los reconocimientos pueden ser públicos o privados y pueden incluir una descripción de la tarea o el logro por el que se reconoce al compañero de trabajo. 

También ofrece informes y análisis para que los gerentes y líderes de equipo puedan medir la participación y el impacto de la plataforma en el equipo.

Kudos

Kudos permite a los equipos reconocer el trabajo de sus compañeros y darles puntos que pueden canjear por recompensas, como tarjetas regalo o días libres. 

Se pueden dar reconocimientos individuales o grupales (group kudos) y se puede hacer una lista basada en los intereses personales de cada uno y los valores de empresa para que otros puedan conectarlos con los kudos que han recibido.

Bonding tools

Si lo que buscamos es conocer a nuestro equipo y observar sus interacciones en un ambiente más distendido y fuera de lo laboral, hay aplicaciones para organizar escape rooms o concursos como Quizbreaker o Triviamaker. Este tipo de aplicaciones son útiles para realizar dinámicas de grupo o hacer team bonding.

Gather

Gather es una aplicación interesante que tuvo gran popularidad durante la pandemia. Permite crear y diseñar oficinas virtuales en pixel art donde cada empleado usa un avatar personalizable y escoge su mesa de trabajo. Prácticamente todo el espacio virtual es personalizable. 

La intención de Gather es simular la experiencia de estar en una oficina real. Si nuestro avatar se acerca al de otro, entra en una sala de reuniones, o se acerca a un megáfono, se activan el vídeo y el audio. Existe una opción «No molestar» para desactivar nuestra cámara y micrófono y bloquear distracciones innecesarias.

Las salas de reuniones incluyen integraciones para colaborar en Google Docs y Eraser.

Por último, la sala incluye un mapa recreativo con un ajedrez gigante, distintas zonas para charlar y una social room donde se puede jugar a las cartas o echar carreras.

A pesar de sus varias funcionalidades integradas (y de que es una plataforma muy mona), Gather tiene inconvenientes. Funciona en el navegador, no en una app dedicada como Slack, y puede distraer demasiado.

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¿Cómo elegir?

Éstas son sólo algunas de las muchas aplicaciones que pueden ayudarnos a gestionar a nuestros equipos a distancia. Para investigar más a fondo y comparar precios, funcionalidades, etc. con datos actualizados recomendamos acudir a páginas como Capterra.

Pero en general cabe considerar:

• El tamaño y la complejidad de nuestro proyecto.
• Presupuesto del que disponemos.
• Herramientas que ya estamos utilizando, a qué ecosistema pertenecen y en qué dispositivos funcionan o en qué formatos exportan. La clave es unificar en la medida de lo posible.
• Necesidades específicas: por ejemplo, si hace falta una solución auto-hospedada o un alto nivel de seguridad y privacidad.

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Opciones para equipos ágiles

Muchas de estas herramientas incluyen funcionalidades diseñadas especialmente para equipos ágiles, incluyendo plantillas y ayudas para metodologías concretas. Más adelante explicaremos con más detalle qué opciones hay disponibles en este sentido en algunas de las plataformas más populares.