El ámbito de la gestión ágil trata siempre de buscar la innovación y la mejora continua. En este contexto, la minería de procesos, conocida también como Process mining, puede ser una herramienta útil para optimizar los flujos de trabajo y llevar nuestros proyectos al siguiente nivel.
En este artículo exploramos qué es el process mining, cómo se relaciona con la agilidad y cómo puede beneficiar a nuestros proyectos. ¿Habéis oído hablar de este concepto? ¿Lo habéis utilizado en vuestras empresas? ¡Contádnoslo en los comentarios!
¿Qué es process mining?
La minería de procesos es una técnica objetiva de gestión y análisis que permite visualizar y entender cómo funcionan los procesos de negocio dentro de una organización. No es una herramienta que controla el proceso, sino más bien una herramienta que nos permite visualizar los procesos de forma más completa y más transparente.
Aumenta la transparencia, pero también la eficiencia de los procesos: ofrece información detallada y precisa generada sobre la ejecución real de los procesos. Por un lado, esto permite a las organizaciones adaptarse de forma continua a los cambios. Por otro lado, se pueden optimizar los procesos de extremo a extremo, automatizar aquellos que sean necesarios y facilitar la mejora continua. De esta forma, es posible incrementar la eficiencia operativa y mejorar la toma de decisiones.
¿Cómo funciona?
Los sistemas de información de las empresas suelen registrar cada acción realizada en forma de «eventos» en un registro de eventos (event logs). Este registro incluye datos como quién realizó la acción, en cuánto tiempo y qué parte del proceso de negocio está involucrada. La minería de procesos analiza estos event logs para obtener información sobre la ejecución real de los procesos.
Para aplicarla se pueden seguir distintas formas: todo dependerá de los objetivos de la organización y la naturaleza de los procesos.
Discovery
Se trata de descubrir el modelo de proceso que la empresa utiliza en ese momento. Al analizar el registro de eventos, se identifican patrones y relaciones entre las diferentes actividades. Esto es fundamental para identificar dónde pueden estar ocurriendo ineficiencias y cuellos de botella. El resultado es un modelo visual, una representación clara de las actividades y sus secuencias.
Conformance
Se usa para validar modelos de procesos. Consiste en comparar los datos de los registros de modelos que la empresa utiliza para saber si coinciden o si hay problemas, desviaciones o cuellos de botella.
El resultado es un diagnóstico de calidad que puede servir para extraer conclusiones. Es una forma de confirmar si el modelo de proceso previsto se refleja en la práctica.
Enhancement
Se utiliza para adaptar los modelos de procesos ya existentes en función de los datos reales. Con los datos y los insights obtenidos del análisis de conformidad, se pueden identificar oportunidades para mejorar la eficiencia del proceso, eliminar cuellos de botella y corregir desviaciones.
El resultado es un nuevo modelo de proceso mejorado con dichos datos. La información adicional se utiliza para mejorar un modelo de proceso existente.
Ventajas de la minería de procesos
Una de las principales ventajas de process mining es la transparencia. La minería de procesos ofrece una visión más profunda, pues se basa en datos de procesos operativos. Esta transparencia también ayuda a mejorar la toma de decisiones, que se basa en datos objetivos. De esta forma, resulta más preciso identificar y resolver problemas.
La visión rápida y detallada de los procesos que podemos realizar con process mining puede ayudarnos también a mejorar la eficiencia. Esta herramienta permite visualizar múltiples variantes de un mismo proceso, es decir, permite conocer posibles problemas, desviaciones o cuellos de botella. Como resultado, los tiempos de ciclo y los costes operativos pueden reducirse, y la gestión se puede simplificar, por ejemplo, automatizando tareas rutinarias.
De este modo, también se pueden optimizar continuamente los procesos. Esto incrementa la eficiencia operativa, pero también asegura que nuestros procesos se mantengan alineados con nuestros objetivos estratégicos.
Además, podemos utilizar esta técnica para focalizarnos en el cliente: se puede obtener una visión detallada y objetiva del recorrido del cliente para así poder identificar áreas de mejora en la experiencia del cliente. Esto puede ayudarnos a aumentar la satisfacción del cliente y conseguir una mayor fidelización.
Limitaciones de la minería de procesos
Aunque la minería de procesos puede ayudarnos en muchos aspectos, también tiene sus limitaciones:
- Calidad y disponibilidad de los datos: si los datos recopilados son imprecisos, esto puede dar lugar a percepciones incorrectas. Por lo que no basta con usar exclusivamente herramientas, es recomendable contar con analistas de datos en las fases iniciales.
- Falta de datos en tareas manuales: a veces se pueden pasar por alto tareas manuales fuera de los sistemas informáticos que no se registran en los registros de eventos.
- Complejidad en grandes organizaciones: en las grandes organizaciones, el volumen y la complejidad de los procesos puede dificultar la extracción de datos.
- Posible resistencia al cambio: puede haber resistencia por parte de los empleados acostumbrados a los flujos de trabajo existentes. Para ello es importante contar con estrategias que puedan ayudarnos a gestionar el cambio. Por ejemplo, podemos recurrir a la formación.
Process mining y agilidad
Como hemos comentado, esta técnica proporciona datos precisos y análisis detallados que mejoran la adaptabilidad, eficiencia y transparencia. Pero, ¿cómo puede ayudarnos en nuestro equipos ágiles?
Visualización y análisis
Poder visualizar los flujos de trabajo reales ayuda a los equipos ágiles a saber cómo se están ejecutando los procesos en la práctica y entender las interacciones entre diferentes miembros y funciones del equipo. Además, puede destacar prácticas que podrían estar causando problemas de calidad.
El análisis de los procesos también puede aplicarse a las retrospectivas. Los datos recopilados pueden servir para generar discusiones más fundamentadas y decisiones más informadas.
Gestión y alineación
La capacidad y los recursos también pueden ser evaluados gracias a los insights obtenidos del análisis de los procesos. Los resultados pueden ayudarnos a reasignar recursos para maximizar la eficacia sin sobreestimar la capacidad del equipo.
Mejora continua
Todos los datos proporcionados por la minería de procesos pueden utilizarse para realizar ajustes informados: si analizamos los datos de procesos anteriores, el equipo puede ajustar sus prácticas para mejorar la calidad y velocidad de entrega. Del mismo modo, puede ayudarnos a optimizar los sprints. Analizar los sprints anteriores puede ayudar a identificar patrones y tendencias en las que mejorar. Por ejemplo, cuánto dura una tarea, tiempo de inactividad entre tareas…
La minería de procesos es una técnica de gestión y análisis que permite visualizar y entender cómo se ejecutan los procesos en una organización. Permite identificar patrones, ineficiencias y facilitar una mejora continua; por lo que puede ser muy útil en un entorno ágil.
Un comentario en “Process mining: un nuevo aliado para la gestión ágil de proyectos”