La comunicación entre todos los miembros del equipo es fundamental, pero las reuniones no siempre consiguen que esa comunicación sea efectiva y dé resultados. Es probable que necesitemos cambiar de enfoque. Un buen método es Lean coffee.
Hoy hablamos de esta nueva forma de estructurar las reuniones, en la que tanto su preparación como su puesta en marcha se focalizan en la colaboración y la participación activa.
¿Qué es Lean coffee?
Jeremy Lightsmith y Jim Benson inventaron esta técnica para mejorar la comunicación y colaboración entre los equipos. Es una forma práctica de realizar reuniones, que fomenta la colaboración y participación.
Por un lado, tanto la duración de la reunión como la agenda no vienen impuestas por una sola persona. Son los asistentes a la reunión quienes definen la agenda, de forma colaborativa y consensuada, al inicio de la reunión. Es decir, la preparación y organización en este tipo de reuniones recae sobre todos los asistentes por igual.
Por otro lado, esta técnica tiene una participación más democrática porque no hay una voz dominante: todos los asistentes participan al mismo nivel. De modo que resulta más fácil exponer distintas perspectivas.
Cómo funciona
El proceso a seguir se divide en varias etapas:
- Preparación.
- Recopilación.
- Votación.
- Conversación.
- Decisión.
- Cierre.
Preparación
Antes de comenzar la reunión necesitaremos un espacio para realizarla y los siguientes materiales: un tablero kanban, post-its, rotuladores o bolígrafos y un cronómetro (o cualquier otro dispositivo para controlar el tiempo).
Aunque este tipo de reuniones son auto-dirigidas, para las primeras sesiones puede ser útil elegir un facilitador que guíe la reunión y mantenga el enfoque y fluidez de la conversación. Una vez elegido, el facilitador puede dejar claro cuál es el objetivo de la reunión. Por ejemplo, puede ser una retrospectiva, una ronda relámpago para aclarar dudas sobre alguna funcionalidad…
Por último, se añaden al tablero tres columnas: «Qué debatir», qué temas quedan pendientes por discutir; «Qué se está debatiendo», aquellos que están siendo discutidos; y «Qué se ha debatido», aquellos que ya se debatieron en su momento.
Recopilación
Se reparten post-its a todos los asistentes. Cada asistente dispondrá de un tiempo limitado para añadir en los post-its un tema que pueda añadirse en la primera columna («Qué debatir»). Lo ideal es dar entre cinco y diez minutos, aunque todo dependerá del tiempo del que dispongamos para toda la reunión y del número de asistentes.
Uno a uno cada asistente irá colocando los post-its en el tablero, explicando en uno o dos minutos sus temas. Conforme vayan saliendo temas, se pueden unir aquellos que se hayan duplicado o aquellos que sean muy similares o estén relacionados entre sí.
Votación
Cada participante recibe un número determinado de votos (de dos a cinco) que puede usar para votar por los temas que más le interesen. Para agilizar este proceso es mejor que las votaciones se hagan directamente en el tablero, ya sea con gomets, pegatinas o incluso añadiendo una marca a lápiz en el propio post-it. En caso de que sea online, se pueden usar likes o emojis.
El objetivo es determinar qué temas son los más relevantes para los asistentes, dando prioridad a aquellos que han recibido más votos.
Una vez todos han votado, se ordenan los temas de más a menos votados: aquellos que estén más arriba en el tablero, serán los más votados y, por tanto, los prioritarios.
Conversación
El tema que más votos ha recibido pasa a la columna «Qué se está debatiendo». Si hay más de un tema con la misma cantidad de votos, se puede establecer un tiempo limitado (no más de 7 minutos) para discutir cuál debería pasar a la segunda columna.
Después se establece un periodo de tiempo cronometrado concreto (entre 5 y 10 minutos) y se deja que los asistentes den su opinión acerca de ese tema. De esta forma se facilita un diálogo abierto y una conversación sobre el asunto en cuestión.
Para asegurar que todo el mundo ha expresado su opinión, el facilitador puede invitar a aquellas personas más introvertidas a participar o limitar de forma respetuosa aquellas que estén monopolizando la conversación. Es importante no presionar a ningún asistente, pero animar a aquellos que quizás están más reticentes.
Decisión
Cuando ha terminado el tiempo, el grupo puede votar para extender la discusión sobre el mismo tema. Este voto debería hacerse de forma rápida para agilizar la reunión. Por ejemplo: pulgar hacia arriba quienes quieran seguir debatiendo; pulgar hacia abajo quienes prefieran zanjar el tema.
Si se continúa, pasados tres minutos se vuelve a votar de la misma forma. No deberían darse más de 5 minutos adicionales. De lo contrario, podemos caer en un bucle que nos consuma demasiado tiempo de reunión y que drene la energía de los asistentes.
Si se decide no continuar, el tema pasa a la tercera columna «Qué se ha debatido» y se continúa con el siguiente tema más votado. Este mismo proceso se repite hasta que la reunión termine.
Cierre
Es importante terminar la reunión haciendo un breve resumen de las tres columnas: qué temas quedan por debatir, cuáles están en proceso y cuáles han sido debatidos. En caso de que se necesite asignar responsables o hacer seguimiento de ciertos temas, este es el momento.
Después podemos agradecer a los asistentes su presencia y, finalmente, dar por concluida la reunión.
Por último, es recomendable documentar los principales puntos discutidos y las decisiones tomadas. Toda la información debe estar disponible y visible para todos los participantes.
Cuándo y por qué usar Lean coffee
Lean coffee puede ser adecuada, por ejemplo, para las retrospectivas. Su estructura es muy similar a la de una retrospectiva y la forma en la que se desarrolla recuerda a algunas prácticas para retrospectivas como Color Code Dots o Mad, Sad, Glad. Es una técnica que, como las retrospectivas, tiene una estructura simple y flexible, un enfoque colaborativo y participativo que fomenta la transparencia y la comunicación. Es, además, una técnica que puede adaptarse fácilmente a las necesidades y dinámicas específicas de cualquier equipo.
Estas características también permiten usar esta técnica como una herramienta educativa. Si necesitamos resolver dudas de algún tema sobre agilidad o scrum, pero no queremos que la clase se alargue demasiado, utilizar esta técnica puede ayudarnos. Podemos plantear rondas relámpago sobre dudas o conceptos básicos que los estudiantes necesiten entender y saber, antes de seguir avanzando con el temario.
Sin embargo, aunque parece que esta forma de hacer reunión es válida para cualquier momento y situación, tiene sus limitaciones:
- Número de participantes: dado que la reunión la organizan sus asistentes, funciona mejor con grupos de diez personas o menos. Por un lado, preparar y organizar este tipo de reuniones siempre es más fácil con un menor número de asistentes; por otro lado, con menos participantes aseguramos que todo el mundo tenga la oportunidad de hablar sin que la reunión se alargue demasiado.
- Periodicidad: pueden usarse una sola vez para probar si nos encaja o no. Pero si queremos utilizarlas más a menudo, es recomendable ajustar los tiempos a las necesidades de nuestros equipos. Imponer una reunión del tipo que sea, puede conseguir lo opuesto a lo que buscamos: poca motivación, menos ganas de colaborar y una baja participación.
- Encontrar un buen facilitador: no es un rol indispensable, pero para las primeras reuniones puede ser de utilidad. Es importante que la persona a la que se le asigne este rol sepa conducir una reunión. No tanto por los tiempos, sino por las personas poco participativas. Es decir, el facilitador debe ser respetuoso y consciente de cómo afecta la presión a personas, por ejemplo, más introvertidas. No queremos generar un ambiente tenso. Por lo general, a más presión, menos participación.
Si la reunión es online, podemos utilizar plataformas como Miro, que ofrecen plantillas para elaborar este tipo de reuniones.
Ventajas de usar Lean coffee
Este tipo de enfoques suelen tener buena acogida entre los equipos, principalmente porque todos los asistentes se sienten al mismo nivel: todos tienen voz y voto, todos pueden participar de igual manera.
Lo mismo sucede a la hora de organizar la reunión: el enfoque colaborativo motiva mucho más. Si a ello le sumamos que es una reunión con tiempos marcados, resulta bastante más llamativa que una reunión que pueda eternizarse.
En definitiva, este tipo de reuniones fomentan la colaboración, la comunicación y la participación activa; pero, además, permiten aprovechar el tiempo y los recursos de nuestros equipos.
Lean coffee es un método diferente para organizar reuniones más colaborativas donde el foco está puesto en las conversación y el diálogo abierto. Son los asistentes los que organizan la reunión y son quienes votan y deciden entre todos, los temas a debatir. ¿Alguna vez habéis hecho reuniones con este enfoque? ¿Cuáles han sido los resultados?