Combatir el Scope Creep: la agilidad como la mejor aliada

Las bodas son eventos famosos por el estrés que supone organizarlas. Pero, ¿por qué? y ¿qué tiene que ver eso con la gestión de proyectos?

Vamos a hablar del concepto Scope Creep y cómo la agilidad puede ayudar a prevenirlo y paliarlo. Se trata de un invitado no deseado que acecha en toda clase de proyectos y eventos, en los negocios y en la vida cotidiana. ¿Alguna vez habéis tenido el placer de conocerlo? Contadnos en los comentarios cómo sobrevivisteis a sus efectos.

¿Qué es el Scope Creep?

Supongamos que hemos pasado meses organizando nuestra boda: una ceremonia íntima al aire libre, con pocos invitados y un menú muy sencillo. Pero la familia comienza a hacer sugerencias: ¿Cómo no vas a invitar a esos tíos con los que no has hablado desde hace años? ¿Has tenido en cuenta que alguno de los invitados puede ser alérgico a ingredientes del menú? ¿Y no hay alternativas vegetarianas? ¿Cómo vas a sentar a esos dos juntos si se pelearon la semana pasada?…

Sin darte cuenta, tu boda íntima y sencilla se ha convertido en un mega-evento, con todos los gastos y complicaciones que conlleva. Dicho de otro modo: en tu boda se ha colado el Scope Creep.

El Scope Creep, síndrome del lavadero o corrupción del alcance, se refiere al fenómeno donde los requisitos de un proyecto comienzan a expandirse o cambiar sin un control apropiado, a menudo después de que el proyecto ha comenzado. Estas desviaciones pueden tener distintas causas: cambios en el mercado, peticiones de stakeholders o malentendidos en la fase inicial. Si no se controla, puede llevar a retrasos, costos adicionales y, en el peor de los casos, al fracaso del proyecto.

Entonces, ¿cómo evitamos que este intruso se apodere de nuestro proyecto? Podríamos, por ejemplo, ser agile.

La agilidad vs. el Scope Creep

La agilidad puede ser esencial para mitigar el temido Scope Creep gracias a los pilares sobre los que se sustenta:

• Adaptabilidad: a diferencia de los métodos tradicionales de gestión, la agilidad avanza de forma iterativa y adaptativa, permitiendo a los equipos reaccionar a los cambios conforme surgen, de manera oportuna y controlada. Es decir, permite que el proyecto sea más flexible.
• Transparencia y colaboración directa: esta adaptabilidad se complementa con una transparencia que mantiene a todos los involucrados informados y alineados. Se promueve una colaboración con el cliente estrecha y continua, para identificar y rectificar rápidamente cualquier desviación no deseada, manteniendo las expectativas claras.
• Entrega de valor continua y priorizada: se garantiza que las adiciones o cambios al alcance no sólo sean manejables sino también beneficiosos. Cualquier Scope Creep puede ser detectado y abordado en etapas tempranas, evitando cambios drásticos en etapas avanzadas del proyecto.

Herramientas ágiles contra el Scope Creep

Siendo más concretos, vamos a analizar algunos de los efectos adversos más comunes del Scope Creep y qué prácticas ágiles pueden ayudar a mitigarlos:

Sobrecostes

A medida que el alcance se expande, los costos pueden aumentar, llevando a exceder el presupuesto inicial. Por ejemplo, cuando se construyó el Aeropuerto Internacional de Denver en 1995, los cambios continuos en el sistema de manejo de equipaje aumentaron significativamente los costos del proyecto.

Una opción para evitar estos sobrecostes es la planificación adaptativa. Esta planificación permite reevaluar el impacto financiero de cada cambio propuesto antes de su implementación.

Retrasos

La incorporación de nuevas características o cambios puede causar demoras y extender la fecha de entrega. Así sucedió con el videojuego Duke Nukem Forever, que se retrasó durante 15 años debido a cambios continuos en la visión y tecnología del juego.

Trabajar de forma iterativa y controlando el alcance mediante sprints puede evitar estos retrasos interminables, fijando metas a corto plazo y revisando la dirección del proyecto a intervalos regulares. Permite planificar en iteraciones y entregas realistas y manejables, y cualquier cambio importante en el alcance se puede discutir de una iteración a otra, protegiendo el progreso.

Disminución de la calidad

Microsoft Windows Vista recibió críticas por tener problemas de rendimiento y compatibilidad, atribuidos en parte a su desarrollo abarrotado de características. Es decir, la calidad disminuyó porque se trató de abordar más características en el mismo marco de tiempo.

Aplicar una buena Definición de Hecho podría ser una buena manera de evitar este tipo de situaciones: se establecen criterios de calidad claros que deben cumplirse para considerar cada funcionalidad como terminada.

Expectativas no alineadas

En 2011 Google lanzó Google+, una plataforma pensada para convertirse en una red social. Los stakeholders y los altos directivos de Google querían que Google+ desbancase a Facebook como red social. Sin embargo, estas expectativas no se alineaban con lo que los usuarios necesitaban. Esto, sumado a otros factores, llevó a Google+ a cerrar sus puertas en 2019.

Para evitar situaciones como esta, en la que las expectativas no están alineadas, podemos recurrir a las sesiones de refinamiento y reviews:

• Las sesiones de refinamiento ayudan a priorizar mejor las características teniendo en cuenta tanto las necesidades del negocio como las de los usuarios. Este enfoque colaborativo se asegura de que los recursos se asignen a las áreas más críticas del proyecto.
• Las reviews al final de cada iteración son una buena herramienta para obtener feedback constante de stakeholders y usuarios. De este modo, es posible evaluar y realizar ajustes durante el proyecto para evitar a tiempo fenómenos como el Scope Creep.

Es importante señalar que el Scope Creep pudo ser un factor significativo en el cierre de Google+, pero no fue el único. Quizás las expectativas no alineadas actuaran como un catalizador para otros problemas que contribuyeron a su cierre, pero nada nos asegura que, de haber solventado este efecto del Scope Creep, el proyecto hubiese sido un éxito.

Desgaste del equipo

Durante el desarrollo de Anthem, de BioWare, el equipo tuvo que enfrentarse a cambios de dirección y visiones no alineadas, ocasionando fatiga y frustración.

Mediante las retrospectivas se pueden paliar los efectos de este tipo de situaciones, identificando dinámicas no deseadas o poco productivas y proponiendo soluciones iteración a iteración. También dan un espacio para que el equipo exprese sus preocupaciones, conozca las de los demás, y se alivien tensiones.

Riesgo de fracaso

Un Scope Creep descontrolado puede hacer que un proyecto sea insostenible o fracase. Por ejemplo, cuando Reino Unido lanzó el NPfiT en 2002 para digitalizar el Servicio Nacional de Salud. Aunque fueron muchas las causas del fracaso del proyecto, entre ellas se encuentran haber subestimado su escala. También le ocurrió al FBI con el Virtual Case File que, después de años de cambios de alcance y gastos, fue abandonado.

Empezar con un Producto Mínimo Viable (MVP) e ir iterando puede evitar que proyectos ambiciosos fracasen por culpa del Scope Creep. Se puede validar la dirección del proyecto en etapas tempranas, recibir feedback de clientes, usuarios y otras partes interesadas, y realizar ajustes antes de que los problemas se agraven o sean irreversibles.

Reputación dañada

¿Recordáis a BlackBerry PlayBook? Fue lanzado sin funciones esenciales como el correo electrónico nativo. Esto, junto con otras características no entregadas, dañó la reputación de la marca.

Una opción para evitar esta situación podría ser realizar más pruebas con usuarios antes de lanzar el producto, y validar que los criterios de aceptación son suficientes.

Este caso resulta interesante si lo comparamos con el anterior: en un caso, el proyecto muere porque no se ha planteado la posibilidad de avanzar iteración a iteración, desde un mínimo viable; en el otro, la reputación sufre porque se ha lanzado un producto que no cumple con las expectativas porque le faltaban funcionalidades consideradas esenciales por los usuarios.

Gold Plating

El Scope Creep no es el único invitado no deseado que puede aparecer en nuestros proyectos. También deberíamos estar atentos al fenómeno de Gold Plating: añadir funcionalidades o características adicionales al producto o proyecto que no fueron solicitadas por los stakeholders o clientes.

Este fenómeno puede aparecer como consecuencia de las decisiones del equipo de desarrollo, que trata de añadir «valor extra» al proyecto. Sin embargo, este «valor extra» puede tener efectos negativos.

Nuestro equipo está trabajando en la creación de una aplicación para tomar notas. Los requisitos especifican que la aplicación debe ser fácil de usar y debe permitir al usuario crear, editar y guardar notas. Sin embargo, al equipo de desarrollo le parece una gran idea añadir una función de reconocimiento de voz para transcribir las notas automáticamente. Esta característica no ha sido solicitada por el cliente ni discutida en las reuniones de planificación. 

Después de mucho esfuerzo, el equipo implementa esta función "extra" y la incluye en la entrega del producto. Pero surgen varios problemas: la implementación de esta característica ha provocado retrasos en el lanzamiento del proyecto, se han consumido más recursos haciendo que la aplicación resulte menos eficiente, etc.

Tal y como sucede con el Scope Creep, la agilidad puede ser una aliada eficaz contra este fenómeno. Una forma ágil de evitar sus efectos podría ser, por ejemplo, involucrar a los clientes y stakeholders en la revisión de cada iteración. De esta forma nos aseguramos de que todos están alineados en términos de expectativas y entregables.

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En un mundo en constante cambio, enfrentar el Scope Creep se ha convertido en una necesidad. La agilidad no solo ofrece una solución a este fenómeno, sino una oportunidad de hacer de cada proyecto algo adaptativo y centrado en el valor.

¿Habéis experimentado el Scope Creep en vuestros proyectos o eventos? ¡Compartidnos vuestra historia y cómo lograsteis controlar a este escurridizo personaje!