Hace unas semanas realizamos una encuesta en nuestro LinkedIn sobre aplicaciones que mantienen a los equipos conectados, y Microsoft Teams salió como la más utilizada. Sabiendo esto, queremos aprovechar para conocer más sobre la herramienta y explorar funcionalidades dentro de ésta que pueden ayudarnos a trabajar de forma ágil.
¿Qué es Microsoft Teams y por qué es tan popular?
Microsoft Teams es una plataforma de colaboración incluida en Office 365. Ofrece chat, videollamadas, almacenamiento de archivos e integración de aplicaciones.
Desde su lanzamiento en 2017, Teams ha crecido en popularidad. De hecho, a día de hoy cuenta con 300 millones de usuarios activos mensuales. Al ser de Microsoft, se integra con otros productos de la marca y facilita la colaboración a través de ellos. Se integra además con aplicaciones de terceros sin escatimar en medidas de seguridad.
Esta versatilidad la convierte en una opción atractiva para equipos.
Microsoft Teams para equipos ágiles
La agilidad en la gestión de proyectos o en el desarrollo de software es un enfoque que prioriza la flexibilidad, la colaboración y la entrega continua de valor. ¿Puede Microsoft Teams ayudarnos a alcanzar estos objetivos?
Veamos algunas de las características clave de la agilidad y qué funcionalidades de Microsoft Teams se alinean con estos pilares.
Comunicación abierta y colaboración
Como no podía ser de otra forma, Microsoft Teams facilita la comunicación inmediata entre personas y equipos. Ofrece varias funcionalidades en este sentido, incluyendo llamadas de vídeo, canales seguros y chats privados. Los canales pueden ser temáticos, lo que ayuda a focalizar las conversaciones y a mantener un archivo de la evolución de distintos proyectos o tareas. Pero los chats no son la única forma que tiene de facilitar que haya una comunicación eficaz.
Las reuniones pueden grabarse, descargarse, e incluyen funcionalidad de transcripción. Esto permite al equipo confirmar lo que se habló, y facilita tomar apuntes o extraer puntos clave.
También incluye herramientas para colaborar como pizarras virtuales, y permite la integración de aplicaciones de terceros y de Microsoft Office para colaborar en documentos de Word, presentaciones de PowerPoint y hojas de cálculo de Excel en tiempo real, sin salir de la aplicación.
Además, cada canal puede tener su propia sección de Wiki para documentación (decisiones y políticas o reglas de cada equipo). Este espacio ofrece transparencia y fomenta la comunicación constante, ya que permite que la información sea accesible para todo el equipo. Esta documentación en línea compartida puede ser muy valiosa en empresas con mucha rotación de personal o volumen de nuevas incorporaciones.
Planificación adaptativa
Microsoft Planner permite crear fácilmente tableros Kanban para visualizar el flujo de trabajo y asignar tareas. Permite así planificar usando un formato ágil y familiar para los equipos.
Entregas y revisiones continuas
Si trabajamos en desarrollo de software, Microsoft Teams da la opción de integrarse con Azure DevOps.
Azure DevOps envía notificaciones sobre cambios en el código, ayudando así a la transparencia y la comunicación. Facilita la entrega y las revisiones continuas, y herramientas integradas como Azure Boards delata que está diseñado con equipos ágiles en mente.
Autoorganización del equipo
Los equipos pueden autogestionarse y autoorganizarse a través de la aplicación Tasks y las etiquetas.
Tasks centraliza en un único lugar las tareas individuales (con Microsoft To-Do) y las de equipo (con Microsoft Planner). Desde el menú de Teams (ubicado a la izquierda) o desde una pestaña en el canal del equipo, cada miembro podrá visualizar, administrar y priorizar sus tareas, ya sean individuales o de equipo.
Para facilitar la asignación de tareas y la comunicación dentro del equipo se puede recurrir a las etiquetas. Estas permiten clasificar a personas en función de atributos, roles, proyectos, aptitudes, ubicación, etc. De esta forma, la información puede llegar rápidamente a un grupo de personas a la vez. Por ejemplo, una etiqueta “Diseñador” permitirá enviar un mensaje o asignar una tarea a los diseñadores sin la necesidad de seleccionarlos uno a uno por nombre.
Mejora y aprendizaje continuos
Mediante encuestas y sondeos, y a través de la transcripción de reuniones, podremos recoger feedback después de cada iteración y hacer ajustes para mejorar.
Foco en el valor y el cliente
Para garantizar la entrega de valor al cliente, necesitamos que haya comunicación fluida con éste y tener claras sus prioridades. Para ello podemos utilizar SharePoint y listas Integradas, que permiten una gestión detallada del backlog, ayudando a identificar y priorizar las tareas que ofrecen más valor al cliente.
Alternativas a Microsoft Teams
Microsoft Teams es una solución de colaboración en línea bastante completa, pero como cualquier otra plataforma, tiene sus limitaciones:
- Rendimiento y uso de recursos: Teams puede ser más pesado en el uso de memoria y CPU, especialmente durante videollamadas. Como alternativa, se puede recurrir a Zoom o Google Meet, aunque sería más adecuado buscar una aplicación más completa, como Slack, para evitar tener un abanico demasiado amplio de aplicaciones.
- Integración de terceros: aunque Teams ofrece una variedad de integraciones, existen otras plataformas con un catálogo más extenso. Si nuestro equipo ya está utilizando distintas herramientas que no se integran bien con Teams, esto podría ser un inconveniente. Una opción viable podría ser Slack.
- Precio: puede ser un problema para pequeñas empresas o freelancers. Hay opciones más económicas con características similares, como Discord.
- Juegos y comunidades en línea: para comunidades enfocadas en juegos, Discord suele ser la opción preferida debido a su enfoque en la comunidad y funciones específicas para jugadores. Entre otras cosas, permite crear distintos servidores personalizables en los que se crean canales públicos y privados.
- Calidad de sonido: hemos oído quejas sobre la calidad del sonido o la cancelación de ruido de fondo en las reuniones de Microsoft Teams. Si esto es un problema persistente, puede valer la pena probar otras herramientas. Sessions o Discord por ejemplo ofrecen mejor calidad de sonido.
- Soporte Técnico: aunque el soporte de Microsoft generalmente es bueno, las pequeñas empresas o freelancers pueden querer una asistencia más rápida o personalizada. Una alternativa es Slack: responden rápido a los emails y tratan de solucionar los problemas con la misma rapidez.
Podemos probar distintas alternativas en función de nuestras necesidades, no obstante, si ya hemos invertido tiempo y recursos en la adaptación a Teams, quizás no nos compensa el cambio. Habría que considerar si la curva de aprendizaje y una posible interrupción en el flujo de trabajo es o no rentable.
Microsoft Teams ha ganado popularidad por ser una plataforma integral para la colaboración en equipo y la gestión de proyectos. Ofrece una amplia gama de funciones que pueden alinearse con la metodología ágil. Sin embargo, como cualquier herramienta, no está exenta de limitaciones y podría no ser la solución perfecta para todos. Afortunadamente, existen alternativas viables. La clave es identificar qué necesidades son más cruciales para nuestra organización y luego decidir cuál es la solución adecuada.
¿Tenéis experiencia usando Microsoft Teams? Contadnos en los comentarios si lo recomendaríais.
Un comentario en “Microsoft Teams: agiliza el trabajo y conoce alternativas”