En artículos anteriores hablamos del diseño de las retrospectivas y exploramos la estructura de la primera fase. Hoy continuaremos profundizando en la segunda, la recopilación de datos. Veremos:
- Objetivos.
- Estructura.
- Sugerencias de actividades.
Si habéis preparado alguna retrospectiva, ¿qué actividades soléis utilizar para esta segunda fase? ¿Soléis usar esta clase de estructura para guiar la reunión? Contádnoslo en los comentarios.
Objetivos de la segunda fase
La segunda fase de la retrospectiva, la recopilación de datos, tiene como objetivo principal permitir que los miembros del equipo reflejen y compartan sus experiencias y percepciones sobre el sprint o período de trabajo que acaba de finalizar. Esta fase es esencial para establecer una base sólida de comprensión mutua. Sirve de puente y prepara el terreno antes de pasar al análisis y planificación.
- Revisión objetiva del sprint: eventos, cambios, métricas clave, resultados de historias de usuario… Toda esta información se recopila y presenta para ofrecer al equipo una visión compartida y precisa del sprint, en lugar de depender de la percepción individual de cada persona.
- Comprensión de las experiencias personales: esta vista atrás conlleva incluir aspectos subjetivos y emocionales y compartir esta clase de impresiones también entre los miembros del equipo. El análisis emocional da una visión más completa de la experiencia del equipo durante el sprint y se le debe dar la misma importancia que a los aspectos funcionales y de negocio.
- Identificación de logros y desafíos: es una oportunidad para dar la enhorabuena y de identificar puntos de mejora.
- Fomentar un ambiente de trabajo seguro: en línea con la comprensión de las experiencias personales, un objetivo de esta fase es crear un ambiente en el que el equipo pueda comunicarse y dar su perspectiva con asertividad, y sin miedo al rechazo.
En resumen: compartiremos datos y eventos objetivos que tuvieron lugar durante el sprint, así como su importancia e impacto a nivel personal.
Estructura
- Preparación: conviene indicar que se va a proceder a la recopilación y análisis de datos del sprint, y reiterar normas básicas de interacción y respeto si es necesario.
- Recopilación de datos objetivos: compartiremos información relevante como métricas de rendimiento, tiempos de entrega, si ha habido algún evento importante como la incorporación de una nueva tecnología…
- Recopilación de datos subjetivos: se recogen comentarios y opiniones del equipo, tales como descripciones de eventos importantes que sucedieron durante el sprint y percepciones subjetivas. Las emociones nos dicen qué importancia dan las personas a ciertos datos y situaciones. Aunque expresarlas pueda parecer trivial, permite mantener un ambiente de trabajo positivo. Si las silenciamos, se puede generar tensión y agravar problemas fruto de una perspectiva sesgada de una situación, como vimos en artículos anteriores.
- Clarificación y visualización: se presenta toda la información de manera que facilite su comprensión y análisis durante el resto de la reunión.
- Reflexión inicial: el equipo reflexiona sobre los datos recopilados. Aunque el análisis en profundidad se llevará a cabo en la siguiente fase, ahora el equipo puede tener una primera impresión de los datos y prepararse.
Apoyo visual
Se recomienda utilizar referencias y apoyo visual como calendarios, documentos, emails o tablas. Si han pasado una o dos semanas dentro del proyecto, es mejor utilizar una time-line o un data chart para ver patrones y hacer conexiones.
Cómo hablar de emociones
Ahora bien, no siempre es fácil hablar de emociones. Entonces, ¿cual sería la mejor forma? Existen distintas maneras. Por ejemplo, a través de preguntas más sutiles o mediante actividades que utilicen elementos visuales. Este tipo de actividades ayudan a expresarse al resto y pueden aliviar cierta presión: comprobar que tus compañeros se sienten como tú o que no piensan como tú creías, quita un peso de encima.
Independientemente de la forma que escojamos para facilitar la expresión de emociones, es importante que tengamos en cuenta los siguientes aspectos:
- Ambiente de confianza y respeto: es importante que el ambiente sea seguro y cómodo para todo el mundo. De lo contrario, compartir emociones será un castigo. Para conseguir este ambiente, es importante dejar claro que no pueden realizarse ataques ni juicios contra compañeros. Habrá que atender a la manera en la que nuestro equipo se comunica (cómo responde a las críticas, cómo realiza las críticas, etc.).
- Diversidad: contamos con que los miembros de nuestro equipo son diferentes, por lo que no todos van a expresarse de la misma forma. Por eso es importante utilizar diferentes técnicas y probar cuál es la que más se adecua a nuestro equipo.
- Atención: la mejor forma de mantener la atención es poner el foco en un elemento visual que sea claro y conciso, sobre todo si hay demasiada información.
Actividades
A continuación definimos algunas actividades que pueden ser útiles en esta segunda fase. Podéis descargaros la descripción e instrucciones de la primera actividad desde el botón de descarga.
Para disponer de esta y otras actividades, podéis daros de alta como centros autorizados de Scrum Manager o adquirir una licencia para uso profesional y personalización del contenido en: scrummanager.com: área profesional/licencia.
Fast & Furious
Sirve para identificar aquello que ha facilitado un ritmo rápido y aquello que ha supuesto un obstáculo durante el sprint.
Se hace una competición entre un coche fast que representa los apoyos y un coche furious que representa los obstáculos. El que tenga más «puntos» gana la carrera.
Mad Sad Glad
Se usa para compartir y visualizar las emociones del equipo al final de un sprint. En un lugar visible y accesible se coloca un panel con tres zonas diferenciadas por colores. Cada una representa una emoción: enfado, tristeza y alegría.
Los participantes apuntan eventos o situaciones que se dieron durante el sprint y que les susciten una de esas tres emociones en notas del color correspondiente, y las comparten en el panel.
The Hero’s Journey
Se basa en el esquema literario realizado por Joseph Campbell para definir la estructura narrativa de muchos relatos épicos. Actualmente sigue usándose en cómics, literatura fantástica y ciencia ficción.
Cada participante crea un héroe/heroína de fantasía y le asigna un rol (mago, guerrero, clérigo…) en función de cómo se haya sentido durante el sprint. Al personaje se le añade información sobre sus aventuras, que representará sus fortalezas, beneficios y mejoras. Por ejemplo, se pueden añadir tesoros conseguidos, que representan los beneficios obtenidos.
Una vez terminado el personaje, se hace una puesta en común. En algunas versiones se hace en formato narrativo, para que todo el equipo pueda meterse en la historia y sea más entretenido.
La segunda fase de una retrospectiva es más que un simple paso en el proceso. Es la clave para asegurar que todos los miembros del equipo estén en la misma página y para proporcionar la base sobre la cual se construirán las acciones futuras.
Aunque en este post solo hemos incluido algunas de las actividades que pueden ayudarnos a conseguir este objetivo, existen otras muchas. Si queréis conocer más, en el Body of Knowledge de Scrum Manager podéis encontrar distintas actividades para cada fase.