¡Nuevo episodio de Scrum Manager Podcast! También disponible en Spotify e iVoox.
A veces las metas y objetivos ambiciosos pueden ayudarnos, pero en otras ocasiones pueden ser un obstáculo. Por eso en el episodio de hoy hablamos de SMART goals y su aplicación.
Recordad que las transcripciones de todos los episodios estarán disponibles en el blog, e iremos subiendo a ritmo de sprint: cada par de semanas. ¡No dudéis en sugerirnos temas sobre los que os gustaría profundizar en los comentarios!
Transcripción
¡Hola y bienvenidos! En este episodio hablaremos sobre SMART goals, y de cuándo y por qué a veces las metas concretas y ambiciosas nos ayudan y otras veces nos desmotivan.
El acrónimo SMART goals («metas inteligentes» en inglés) es muy conocido y muy utilizado. Es una manera fácil de recordar las cinco características que debe tener la definición de un objetivo. Aunque hay diferentes versiones, y las siglas no siempre equivalen a las mismas características, como ahora veremos. En este episodio queremos hablar de cuándo conviene alinear nuestras metas con este acrónimo y cuándo no.
Pero antes de eso… Un poco de contexto.
SMART goals: origen y definición
George T. Doran presentó este truco mnemotécnico en 1981, en el artículo “There’s a S.M.A.R.T. Way to Write Management’s Goals and Objectives”: «existe una manera inteligente de escribir objetivos y metas de gestión». El significado de las siglas en el artículo es Specific, Measurable, Asignable, Realistic y Time-related. Es decir,
- S de specific o «específico»: la definición del objetivo debe establecer la meta que se pretende alcanzar de forma clara, precisa y comprensible. Un objetivo ambiguo como “ponerse en forma”, sin datos específicos (tales como qué aspectos se quiere entrenar, con cuánta intensidad, de qué forma y para qué) queda abierto a interpretaciones y dificulta visualizar el propósito.
- M de measurable o «medible»: un objetivo debe poder cuantificarse para saber medir el avance del objetivo y determinar si se progresa y en qué medida.
- A de asignable: debemos especificar quién se hará cargo del objetivo.
- R de realistic, «realista»: un objetivo realista es aquel que se ajusta a todo lo que se desea conseguir, los recursos disponibles y la situación actual.
- Y por último T de time-related, definido o limitado en el tiempo: el objetivo se debe establecer con un marco temporal para su ejecución. Hay que especificar para cuándo se espera alcanzar el objetivo, o sea, poner fechas límite.
Pero con el tiempo han aparecido propuestas alternativas para cada letra. Por ejemplo, la A en origen se usaba como asignable, pero hoy suele verse más con otros significados como attainable («alcanzable») o action-oriented, «orientada a la acción».
Lo mismo ocurre con la R, su significado original es «realista», pero también se puede encontrar como «relevante».
Si queréis conocer otros significados alternativos a estas siglas, podéis encontrar información en Scrum Manager BoK.
SMART goals: ¿ayudan o desmotivan?
Las SMART goals ayudan a definir metas concretas y ambiciosas para nuestros proyectos. Pero, ¿esto es siempre útil? ¿O existen casos en los que un objetivo ambicioso, aunque sea realista, puede desmotivar y bloquear al equipo? Y, ¿Qué ocurre si nuestras metas no encajan dentro de las siglas SMART? ¿No son válidas? Hay objetivos que son perfectamente razonables y que pueden ser difíciles de medir, o poco específicos, o poco realistas.
En estos casos y como veremos a continuación, no importa si usamos o no SMART goals, es más, quizás es hasta desaconsejable. Lo fundamental es ser conscientes de lo que estamos haciendo. SMART goals, como cualquier técnica, es una herramienta que podemos usar en el contexto apropiado; no un mantra.
¿Cuáles son estas situaciones contraindicadas? En realidad hay muchos factores a tener en cuenta: la motivación del equipo, su nivel de autoorganización, la dificultad de las metas definidas, la experiencia de cada persona del equipo con las tecnologías que se van a emplear…
Autores como Locke y Latham en la revista American Psychologist consideran que pasar a la acción con un objetivo específico puede ser eficaz, pero dependiendo de varios factores y cómo éstos se relacionan entre sí. Por ejemplo: si una persona es autoeficiente, tiene iniciativa para buscar estrategias nuevas o tiene experiencia, es más probable que tenga un rendimiento mayor. Si la tarea es demasiado ambiciosa y específica, pero la experiencia y autoeficiencia son bajas, el rendimiento puede descender. Esto se debe a que un objetivo así puede generar ansiedad por conseguir el éxito y llevar a buscar estrategias con demasiada prisa. Las prisas pueden llevar a fallos, y la falta de tiempo no permite aprender. Una persona que no aprende, difícilmente va a avanzar. Y si no avanza, aumentará la presión y la ansiedad por no estar cumpliendo con los objetivos.
Entonces, ¿cuándo usar SMART goals y cuándo no? Veámoslo con unos ejemplos.
Cuando SMART goals puede ser útil
Nuestra empresa de ropa va a lanzar una nueva campaña primavera-verano. La campaña de invierno no tuvo tanto éxito como se estimó, así que ahora buscamos aumentar las ventas. Para ello se ha planteado el siguiente objetivo: «aumentar las ventas de la campaña primavera-verano un 10% en un mes».
Es un objetivo específico, no es ambiguo. Lo que se busca es aumentar las ventas de esta campaña en concreto. Y además es medible. Vamos a tomar como referencia las ventas de la campaña anterior durante el mismo periodo de tiempo. Queremos averiguar por qué las ventas fueron tan bajas en la campaña anterior para solucionarlo.
Es alcanzable porque contamos con acciones y estrategias del departamento de marketing y ventas. Nuestro equipo tiene sobrada experiencia y cuenta con diversas estrategias y libertad de maniobra para conseguirlo. Además, son dos departamentos que están bien sincronizados y trabajan bien juntos. En caso contrario, podría haber problemas de competitividad entre ambos, sus objetivos no estarían alineados y nuestra meta estaría en riesgo.
Por suerte, ese no es nuestro caso y el equipo es capaz de trabajar de forma conjunta e imaginar soluciones para alcanzar nuestro objetivo. Esperamos poder atraer nuevos clientes, fidelizar y recuperar a otros y aumentar las ventas en un mes, por lo que nuestro objetivo es relevante y está delimitado en el tiempo.
Recapitulando: tenemos un equipo preparado y comprometido, y nos movemos en territorio conocido. Por tanto, una meta ambiciosa y medible como esta va a ayudar a concentrar esfuerzos y puede ser una fuente de motivación.
El método SMART goals puede sernos útil.
Veamos otro ejemplo.
Cuando SMART goals puede no ser útil
Una empresa textil quiere implementar un nuevo sistema de reciclaje de materiales en su fábrica, y que esté funcionando al cabo de un año. Su sistema ha quedado obsoleto y es bastante urgente ponerle solución. Esto implica cambiar un modo de trabajo que lleva años siendo el mismo y que supone lidiar con nuevas tecnologías, desconocidas por el equipo. Nos encontramos en un ámbito relativamente novedoso.
En estas circunstancias, nuestro objetivo es quizás demasiado complejo y abstracto. Genera demasiadas dudas: ¿hay que recurrir a terceros? ¿Podrá el equipo técnico aprender a usar el nuevo sistema? ¿De qué recursos se dispone? Hay demasiados factores a tener en cuenta. Lo mejor sería proponer un objetivo más vago, como «hacer lo posible», para que haya menos presión y margen para maniobrar, aprender y experimentar.
Podría ser medible a través de la cantidad de materiales reciclados y la reducción en los desechos generados por la fábrica. Es relevante, ya que puede mejorar la sostenibilidad y reducir los costos a largo plazo; y se limita en el tiempo porque establece un plazo para su implementación en el próximo año. Aunque hay demasiadas incógnitas como para garantizar que vamos a ser capaces de hacerlo en un año.
Y, lo más importante, no está claro hasta qué punto es alcanzable. No tenemos experiencia porque la tecnología es nueva. Además, es urgente, el tiempo es limitado y eso significa que no hay garantías de que el equipo pueda aprender de forma efectiva y avanzar. Puede rendirse ante la presión y sentirse desmotivado al no ver progresos. Quizás se vea desbordado al no saber cómo abordar los problemas.
Es posible que sea alcanzable sólo si se investiga, se traza un plan y se asignan los recursos necesarios. Es decir, se necesita información. Podemos centrar los primeros objetivos en investigación, en lugar de metas de rendimiento. Por ejemplo, el objetivo podría ser «hacer un estudio preliminar de fábricas textiles que han implementado este sistema de reciclaje de materiales en el último año» o «hacer un estudio de las nuevas tecnologías del nuevo sistema de reciclaje de materiales en tres meses».
Reflexiones
SMART no tiene por qué ser siempre la opción más eficaz. Aplicarlo o no va a depender del contexto en el que se encuentren nuestra empresa y nuestro proyecto. Quizás antes de usar este método es más adecuado identificar factores que pueden afectar a la definición de nuestros objetivos y cómo se relacionan entre sí. Por ejemplo: ¿qué puede hacer que la dificultad de mi objetivo sea demasiado alta? ¿La experiencia de mi equipo, sus habilidades, la relación de unos equipos con otros, la urgencia, el compromiso…?
Como veíamos en el ejemplo anterior, para un equipo que no tiene experiencia, con habilidades que quizás no son aptas y con poco tiempo para aprender, el objetivo es demasiado complejo. Podríamos argumentar que no es «realista» y no cumple con la R de SMART, pero es que no lo sabemos. Quizá lo sea, quizá no.
O en el ejemplo de la empresa de ropa, un equipo que no tiene unas metas alineadas va a competir por alcanzar el objetivo. Las metas personales de cada uno entran en conflicto con las de la empresa y eso puede entorpecer el trabajo y hacer el objetivo menos alcanzable.
De todas formas, cualquier ejemplo que pongamos puede dar problemas porque depende del contexto. SMART goals puede ser o no ser útil porque depende de nuestras circunstancias. Por eso es aconsejable pensar si para nuestra situación, usar este método va a ser una herramienta útil o va a ser un obstáculo.
Sabemos lo importante y complejo que puede ser a veces definir los objetivos. Esperamos que la información os haya parecido específica, medible, alcanzable, relevante y limitada en el tiempo. Y si no, siempre podéis echar un ojo a otros episodios y seguir investigando.
Volveremos con el próximo episodio en lo que se tarda en hacer un sprint: un par de semanas. Hasta entonces podéis encontrarnos en Twitter, LinkedIn y en scrummanager.com.
¡Mucha suerte con vuestros proyectos y hasta la próxima!
Excelente introduccion al topico gerencial, muy importante en la Grencia Moderna de Empresas .